Convite digital com confirmação de presença e localização, do jeito que funciona
Um convite digital com confirmação de presença e localização precisa de três coisas. O endereço com um link do Google Maps, para o convidado tocar e chegar. Um link próprio para cada convidado ou família, para você saber quem confirmou e com quantos lugares. E um lugar só onde aparecem todas as respostas. Dá para montar de graça juntando uma arte do Canva, o link do mapa e um formulário do Google, ou usar uma plataforma que junta tudo num convite só. O caminho grátis serve para uma festa pequena. Com mais de cinquenta convidados, o formulário começa a receber respostas repetidas, acompanhantes que ninguém convidou e nomes que você não reconhece.
O que ele precisa ter
Convite digital não é só uma arte bonita. O convidado abre três vezes. Quando recebe, quando confirma e no dia da festa, dentro do carro, procurando como chegar. Precisa funcionar nas três.
- Os nomes, a data e o horário. Logo no começo, sem rodeio.
- Cada local com endereço e link do mapa. Se a cerimônia e a festa são em lugares diferentes, cada um com o seu.
- A confirmação de presença. Um botão que funcione no celular e um prazo claro.
- Quantos lugares cada convidado tem. Se o convite é para o casal, ele precisa dizer isso, senão chega confirmação para cinco.
- O resto, se fizer falta. Traje, lista de presentes, hospedagem para quem vem de fora.
Como colocar a localização
Só o endereço escrito não basta. Quem não conhece a região copia, cola no mapa e às vezes aparece outro lugar com nome parecido.
- Abra o Google Maps e procure o salão pelo nome.
- Confira se é o certo pela foto e pelo endereço.
- Toque em Compartilhar e copie o link.
- Coloque no convite ao lado do endereço, como um botão de “Como chegar”.
Se o local é um sítio, uma chácara ou um lugar sem número, marque um pino na entrada certa e compartilhe esse ponto, não o centro da cidade mais próxima.
Como colocar a confirmação de presença
É aqui que o convite economiza trabalho ou dá trabalho.
O mais comum é um link só para todo mundo, quase sempre um formulário do Google. Funciona, mas tem três problemas que só aparecem quando as respostas começam a chegar.
- Não dá para saber quem é quem. A “Carol” confirma, e você tem três Carolinas na lista.
- Não controla os lugares. Qualquer um escreve “vamos em 4” mesmo com o convite sendo para dois.
- Não mostra quem falta. Para saber quem lembrar, você precisa comparar as respostas com a sua lista na mão.
A saída é um link diferente para cada convidado ou cada família. Quando a pessoa abre, o convite já sabe quem ela é, mostra o nome e quantos lugares ela tem, e a resposta cai direto na sua lista. Você olha uma tela só e vê quem vem, quem não vem e para quem mandar lembrete.
Dois jeitos de montar
De graça, juntando as peças
- Faça a arte no Canva ou num modelo grátis e salve como imagem.
- Monte um formulário do Google com nome, se vai, quantas pessoas e alguma restrição alimentar.
- Copie o link do Google Maps do salão.
- Mande pelo WhatsApp a imagem junto com o link do formulário e o do mapa.
É uma boa opção para um aniversário ou um jantar de trinta pessoas. Para um casamento ou uns 15 anos com lista grande, conferir as respostas na mão acaba levando mais horas do que a arte.
Com uma plataforma que junta tudo
Existem plataformas em que o convite, o mapa e a confirmação são uma coisa só. No Memora, por exemplo, você escolhe um modelo de casamento ou de 15 anos, sobe a lista que já tem (vale o Word ou o Excel) e cada convidado recebe o próprio link, com o nome dele na capa. Cada local ganha um botão de “Como chegar” e outro para salvar na agenda. As confirmações caem no seu painel na hora, e dali você já monta o mapa de mesas com quem confirmou. Custa US$69 por evento, em um pagamento único e sem limite de convidados, mais impostos se houver.
A mensagem para mandar pelo WhatsApp
O convite precisa chegar com uma mensagem curta dizendo o que é e o que você espera do convidado. Uma para casamento, na voz dos noivos.
Oi, tia Marta! A gente vai casar no dia 14 de março e quer muito você lá. Aqui está o seu convite, com o endereço e o botão para confirmar. Ajuda demais se você responder até 20 de fevereiro. Te esperamos!
E uma para 15 anos, na voz da aniversariante.
Amigaaa! Vou fazer 15 e você tem que estar lá 💜 Meu convite tá aqui, confirma até 1º de maio, por favor!
Dois detalhes que aumentam as respostas. Mande para uma pessoa por vez, não num grupo, para cada um abrir o próprio link. E coloque o prazo na mensagem, não só dentro do convite.
Antes de mandar para todo mundo
Mande primeiro para você e para alguém de confiança, de outro celular.
- Abra o link do mapa e veja se leva até a entrada certa.
- Faça uma confirmação de teste e veja se ela aparece onde você vai acompanhar.
- Abra com os dados móveis, não no wi-fi de casa, para ver quanto tempo leva para carregar.
Se as três coisas funcionarem, pode mandar.
Perguntas frequentes
- Os convidados precisam baixar um aplicativo para confirmar?
- Não deveriam. Um bom convite digital abre pelo link, no navegador do celular, e a confirmação é feita ali mesmo, sem criar conta. Cada passo a mais, como baixar ou se cadastrar, significa menos respostas.
- Como coloco a localização do salão no convite?
- Procure o salão no Google Maps, toque em Compartilhar e copie o link. Coloque o link ao lado do endereço escrito, como um botão de "Como chegar", para o convidado abrir o caminho direto no celular.
- Qual prazo dar para a confirmação de presença?
- O bufê e o salão costumam pedir o número final algumas semanas antes da festa. Pergunte a data a eles e coloque o prazo de confirmação uma semana antes. Assim sobra tempo para cobrar quem não respondeu.
- O que fazer com quem não confirma?
- Mande um lembrete curto uma semana antes do prazo. É aí que o link por convidado faz diferença, porque você vê exatamente quem falta responder.
- Quanto custa um convite digital com confirmação de presença?
- Dá para montar de graça juntando as peças, e existem plataformas que cobram por evento ou por assinatura. No Memora é um pagamento único de US$69 por evento, sem limite de convidados, mais impostos se houver.